TIETOSUOJASELOSTE

Tämä on Suomen Kotilääkäripalvelu Oy:n ja Edocare Oy:n yhdessä tuottaman QAdental – palvelun tietosuojaseloste, joka koskee henkilötietojesi käsittelyä.

Suomen Kotilääkäripalvelut Oy on sitoutunut suojaamaan potilaiden yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679), tietosuojalain (1050/2018), potilaslain (1992/785), sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (2007/159) ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Tutustuthan tietosuojaselosteeseemme huolella. Käyttämällä sivustoamme hyväksyt henkilötietojesi käsittelyn tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla.

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojalauseketta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

 

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Kotilääkäripalvelu Oy (1911124-5) Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki, puhelin: +358 40 556 3011, sähköposti: info@terveydenhuolto.com

 

Rekisterin tekninen käsittelijä

Edocare Oy (2366074-9) Ruoholahdenkatu 8, 00180 Helsinki puhelin: +358 40 556 3011

Yhteyshenkilö

Jani Korpela, +358 40 556 3011, tuki@qadental.com 

Tietosuojavastaava 

Jani Korpela, +358 40 556 3011, tuki@qadental.com

 

2. MIHIN TARKOITUKSEEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJASI

Keräämme, säilytämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

Pääasiallisia käyttötarkoituksia ovat 

• Käyttäjien yksilöinti
• Käyttöoikeuksien hallinta
• Palvelun ylläpito, kehittäminen ja seuranta
• Viestien välittäminen käyttäjiltä toisille
• Maksullisten palveluiden maksujen kohdentaminen oikealle maksajalle.
• Hammas- ja röntgenkuvia ja videoita tallennetaan ja käsitellään konsultaation toteuttamiseksi ja sen laadun parantamiseksi.

 

3. HENKILÖTIETOJEN KERÄÄMISEN JA KÄSITTELYN PERUSTEET

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on antamasi nimenomainen suostumus henkilötietojesi käsittelyyn palvelussamme. 

Potilaskuvien käsittely on tarpeen terveydenhuollon ammattilaisten suorittamaan konsultointiin liittyvän toiminnan yhteydessä. Kuvia lisätään palveluun vain tilanteissa, joissa potilas on antanut suostumuksensa potilaslain 13 §:ssä säädetyllä tavalla. Suostumus on dokumentoitava potilaskertomukseen. QAdental-palvelun käyttöehdoissa edellytetään, että suostumus on hankittu todennettavasti (esimerkiksi muun henkilökunnan läsnä ollessa). 

Palvelun kautta tapahtuva potilaan tietojen (esimerkiksi viestit, potilaskuvat) käsittely perustuu terveydenhuollon ammattilaisen tehtävien hoitamiseen. Näissä tilanteissa käyttäjä vastaa siitä, että potilaan suostumus käsittelyyn on hankittu potilaslain mukaisesti.

 

4. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Keräämme sinua koskevia henkilötietoja pääasiassa sinulta itseltäsi rekisteröitymisen yhteydessä tai myöhemmin. Tiedot kerätään ja käsitellään antamasi suostumuksen perusteella.

Rekisteröinnin yhteydessä annettuja tietoja voidaan yhdistää esimerkiksi Julkiterhikkipalvelusta saataviin tietoihin, jotta voidaan varmentaa henkilön ammattioikeudet. QAdental voi edellyttää verifiointia organisaation sähköpostiosoitteen kautta ennen organisaation käyttäjälle tarjoamien lisäoikeuksien käyttöönottoa.

 

5. MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME SINULTA

Käyttäjän yksilöinti ja yhteystiedot:

• Nimi, postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, käyttäjätunnus, salasana sekä nimimerkki/näkyvä nimi (näkyy muille esimerkiksi keskusteluissa, kommenteissa, konsultaatioissa), syntymävuosi.

Tiedot käyttäjän koulutuksesta ja työstä:

• koulutus tai ammattinimike, koulutuslaitos, valmistumisvuosi, työskentelymaa.

Mahdollisesti antamasi muut tiedot:

• Muut vapaaehtoiset henkilöön liittyvät tiedot (esimerkiksi kiinnostuksen kohteet ja profiilikuva)

Tiedot palvelun maksavasta organisaatiosta. 

• Postiosoite, y-tunnus, laskutustiedot, viitetiedot
• Organisaatiolla tarkoitetaan tässä työnantajaa, vastaanottoa tai muuta tahoa, joka maksaa puolestasi konsultaatiopalvelun tai täydennyskoulutuspalvelun (esimerkiksi lisenssin koulutuskirjastoon, tenttimisoikeuden tai muun maksullisen palvelun).

Palvelun käyttöön liittyvät ja käytön yhteydessä syntyneet tiedot:

• Palvelun yhteydessä tekemäsi kysymykset ja kommentit sekä antamasi vastaukset, 
• Konsultaatioiden ja täydennyskoulutussisältöjen katselu- ja kuuntelutiedot
• Koulutustodistukset QAdentalin koulutuksista
• Muut mahdolliset palveluun lataamasi koulutustodistukset
• Ilmoittautumiset QAdentalin koulutuksiin

Palveluun käyttöön liittyvät potilaskuvat ja videot

• Voit käyttäjänä lähettää palveluun potilaasta otettuja hammas- tai röntgenkuvia tai videoita (”potilaskuva”).
• Potilaskuvia ei liitetä muuhun potilasta koskevaan henkilötietoon. Potilaskuvat on otettu niin, ettei kuvan kohteena olevaa henkilöä voi kohtuudella tunnistaa.

 

6. KONSULTAATIOPALVELU

Maksuton konsultaatiopalvelu

Konsultaatiovastauksia voi pyytää maksutta QAdentalin jäsenistöltä. Tällöin kuka tahansa palvelun käyttäjä voi vastata tai kommentoida konsultaatiopyyntöä. QAdental ei takaa, että vastauksia annetaan.

Maksullinen palvelu

Konsultaatiovastauksia voi tilata maksullisesti QAdentalin virallisilta asiantuntijoilta.

Käyttäjätiliin lisätään oikeus maksulliseen konsultaatiopalveluun QAdentalin ylläpidon (admin) toimesta, jos käyttäjä on hankkinut maksullisen palvelun itse tai organisaatio on hankkinut palvelun hänelle. Tällöin palvelusta tehdään erillinen sopimus käyttäjän tai organisaation kanssa.

Maksullisessa palvelussa palvelun maksavalle henkilölle tai organisaatiolle voidaan luovuttaa seuraavat tiedot laskutuksen yhteydessä, jotta organisaatio voi seurata palvelun käyttöä:

• Konsultaation URL-osoite (avautuu vain kirjautuneille käyttäjille)
• Konsultaation tehneen käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite

 

7. TÄYDENNYSKOULUTUSPALVELU

Maksuton sisältö

Rekisteröitymisen jälkeen käyttäjä saa pääsyn maksuttomaan osaan täydennyskoulutussisällöstä (esimerkiksi live-webinaarit ja osa tallenteista).

Maksullinen sisältö

Käyttäjätiliin voidaan lisätä lisäoikeuksia QAdentalin ylläpidon (admin) toimesta esimerkiksi silloin, kun:

• organisaatio on ostanut käyttäjälle pääsyn koko koulutuskirjastoon, tenttimisoikeuden tai muun maksullisen palvelun
• käyttäjä on itse ostanut henkilökohtaisen lisenssin, tenttipaketin tai muun maksullisen palvelun

Organisaatioiden kanssa QAdental tekee erillisen sopimuksen täydennyskoulutuspalvelun hankinnasta henkilöstölleen. Organisaatio ei kuitenkaan missään vaiheessa luovuta henkilöstön henkilötietoja QAdentalille.

QAdental voi edellyttää verifiointia organisaation sähköpostiosoitteen kautta ennen lisäoikeuksien käyttöönottoa. 

QAdental voi luovuttaa organisaatiolle seuraavat tiedot:

• käyttäjän nimi
• käyttäjän sähköpostiosoite
• koulutussuoritteet (myös itse ostetut tai muiden organisaatioiden tarjoamat, joiden kurssitodistukset ovat käyttäjän tiedoissa QAdentalissa)

Luovutus tapahtuu vain niin kauan kuin organisaation tarjoama palvelu on voimassa. Jos käyttäjä ei hyväksy tätä luovutusta, organisaation tarjoamaa palvelua ei voi ottaa käyttöön tai sen käyttöä ei voi jatkaa. Jos organisaatio näin edellyttää, koulutussuoritteiden raportointi organisaatiolle voi kuitenkin jatkua seuraavaan raportointikertaan asti, vaikka käyttäjä ei toimisi enää kyseisen organisaation palveluksessa. 

Tietojen luovutukseen organisaatiolle pyydetään käyttäjän suostumus. Suostumuksen voi perua milloin tahansa olemalla sähköpostilla yhteydessä osoitteeseen tuki@qadental.com.

Ilmoittautuminen koulutuksiin

Käyttäjät voivat ilmoittautua kirjautuneena QAdentalin webinaareihin, live-vodcasteihin ja paikan päällä pidettäviin koulutuksiin. Riippuen koulutuksesta, ilmoittautumisen yhteydessä voidaan pyytää seuraavia tietoja: 

• Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kiinnostuksen kohteita (esim. tapahtuman kohdennetut palvelut). 
• Mukana on myös valintoja, koskien kolmansien osapuolien (koulutuksen yhteistyökumppani tai mainostaja) tarjontaa, kuten tuotenäytteen tilaus, arvontaan osallistuminen, työpaikat tai toivottu yhteydenotto. 
• QAdental voi vaatia hyväksynnän tiettyihin ehtoihin koulutuksiin ilmoittautumisen yhteydessä.

Allergiat ja erityisruokavaliot

Ilmoittautumisen yhteydessä voidaan pyytää tietoa erityisruokavalioista tai allergioista. Näitä tietoja käsitellään vain tilaisuuden järjestämistä varten, eikä niitä yhdistetä muihin henkilötietoihin ilman erillistä suostumusta.

Virheet palvelussa

Jos käyttäjä huomaa virheen koulutussisällössä tai palvelussa, siitä voi ilmoittaa sähköpostille osoitteeseen tuki@qadental.com.

Koulutussisällöt ja suoritteet

Kaikki koulutussisällöt (esimerkiksi videot, vodcastit, tentit ja muut oppimateriaalit) ovat QAdentalin tai sen asiantuntijoiden tai kumppaneiden omaisuutta. Sisällön tallentaminen, lataaminen, kuvaaminen, kopioiminen, jakaminen tai julkinen esittäminen ilman kirjallista lupaa on kielletty.

Käyttäjätunnukset ovat henkilökohtaisia. Tentittäviä koulutuksia voidaan kuitenkin katsoa yhdessä yhdellä tunnuksella, jos jokainen katselija suorittaa maksullisen testin omalla henkilökohtaisella tunnuksellaan.

Hyväksytysti suoritettu verkkotentti tai osallistuminen koulutukseen (verkkokurssi tai lähikoulutus) tuottaa todistuksen, joka tallennetaan käyttäjän tietoihin ja säilytetään niin kauan kuin käyttäjätili on olemassa. Käyttäjä voi itse tarkastella ja tulostaa todistuksiaan.

Ylläpidolla (admin-käyttäjillä) on pääsy näihin tietoihin, ja ne voidaan luovuttaa organisaatiolle, mikäli organisaatio maksaa käyttäjän täydennyskoulutuspalvelun. Jos käyttäjä ei tätä luovutusta hyväksy, organisaation tarjoamaa palvelua ei voi ottaa käyttöön.

Tekninen seuranta ja analytiikka

QAdental seuraa täydennyskoulutuspalvelun käyttöä teknisesti palvelun kehittämiseksi ja analytiikkaa varten. Seuranta jakautuu kahteen tasoon:

Yleinen (ei-käyttäjäkohtainen) seuranta:

• sisään kirjautuneiden käyttäjien määrä ajanjaksoittain
• videoiden ja podcastien kokonaiskatselumäärät
• sivukäynnit ja sisällön käyttö
• sivuston klikkaukset ja dokumenttien lataukset

Käyttäjäkohtainen seuranta:

• koulutusten katselu- ja kuuntelutiedot
• tenttien suorittaminen ja tulokset
• tenttipaketin käyttöaste (esimerkiksi montako tenttiä jäljellä)

Tietoja hyödynnetään oppimisanalytiikassa, kehitystyössä ja koulutusten suosittelussa. Tietoja voidaan jakaa asiakkaille, yhteistyökumppaneille ja mainostajille ainoastaan anonymisoidussa muodossa, ilman henkilötietoja.

Palvelussa käytetään kolmansien osapuolien palveluita (esim. YouTube, Spotify) sisällön esittämiseen. Evästeitä käytetään käyttöanalytiikkaan ja toiminnallisuuksien varmistamiseen. Evästetiedot eivät yhdisty henkilötietoihin.

Tiedon luovutus kolmansille osapuolille 

Käyttäjä voi antaa suostumuksen, että hänen tietojaan saa luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi kun:

• Tilaa tuotenäytteen esimerkiksi koulutuksen tai webinaarin ilmoittautumisen yhteydessä
• Osallistuu arvontaan
• Ilmaisee kiinnostuksensa palvelussa ilmoitettua työpaikkaa kohtaan
• Haluaa yhteydenoton mainostajalta tai QAdentalin yhteistyökumppanilta

Luovutettuja tietoja voivat olla:

• Nimi, ammattinimike, yhteystiedot
• Vastaanoton nimi ja postiosoite
• Muut käyttäjän vapaaehtoisesti syöttämät tiedot

Tietoja luovutetaan pääsääntöisesti tahoille, jotka ovat ostaneet mainospaikan koulutuksessa tai markkinoivat työpaikkoja tai muita palvelujaan tai tuotteitaan palvelussa. Kolmansilla osapuolilla on lupa käyttää tietoja vain tietojen luovutuksen yhteydessä kerrotun tarkoituksen mukaisesti – esimerkiksi tuotenäytteen toimitukseen ja/tai yhteydenottoon mainostamansa palvelun tai tuotteen osalta. Luvan voi perua milloin vain olemalla sähköpostilla yhteydessä osoitteeseen tuki@qadental.com.

 

8. MUUT PALVELUOSAT

Työnhakutoiminto

QAdental-palvelussa käyttäjä voi:

• Hakea avoinna olevia työpaikkoja
• Jättää yleisen työhakemuksen, jonka perusteella työnantajat voivat olla yhteydessä

Mikäli käyttäjä hakee tiettyä työpaikkaa, työnantajalle voidaan luovuttaa seuraavat tiedot:

• Nimi
• Ammattinimike
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Työpaikka, josta käyttäjä on kiinnostunut
• Muita käyttäjän itse syöttämiä tietoja

Yleisessä työhakemuksessa tiedot välitetään työn tarjoajille anonyymisti ilman henkilö- ja yhteystietoja. Henkilö- ja yhteystiedot luovutetaan vasta, jos työnantaja ilmoittaa kiinnostuksensa käyttäjää kohtaan.

Anonyymin hakemuksen sisältö voi sisältää seuraavia tietoja:

• Sektori (julkinen/yksityinen), sijaintitoive, liikkuvuus
• Työsuhdemuoto ja työaikatoiveet
• Valmistumisvuosi, ammattinimike, osaamisalueet, työkokemus
• Mielenkiinnon kohteet
• Täydennyskoulutushistoria
• Muita itse syötettyjä tietoja

QAdental ei luovuta henkilö- ja yhteystietoja ilman käyttäjän suostumusta (esimerkiksi valintaruutu).

Potilasviestintä

QAdentalin kautta käyttäjä voi lähettää potilaalle digitaalisia esitteitä ja ajastettuja viestiketjuja (esimerkiksi sähköposti ja tekstiviesti). Viesteihin voi sisältyä:

• Valmiiksi tuotettu potilasesite tai/ja video
• Käyttäjän kirjoittama henkilökohtainen saateteksti

Viestin lähettämiseen tarvitaan potilaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite, ja siihen tulee olla potilaan suullinen tai kirjallinen suostumus. Käyttäjän tulee merkitä tämä suostumus ja viestin lähettäminen potilaskertomukseen. QAdental tarjoaa käyttäjälle valmiin kopioitavan fraasin, joka tulee lisätä potilaskertomukseen merkiksi viestin lähettämisestä. Viestit tallennetaan palveluun väliaikaisesti ja poistetaan säännöllisesti, jotta varsinaista rekisteriä ei muodostu.

 

9. KOHDENNETTU MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ

Sisällön käsittely

QAdental voi käsitellä palvelun sisältöä (ei henkilötietoja) teknisesti esimerkiksi:

• Hakutoimintojen parantamiseksi
• Sisällön litteroimiseksi
• Sisällön kääntämiseksi muille kielille

Tähän käsittelyyn voidaan hyödyntää tekoälyä. Käsittely tapahtuu ainoastaan QAdentalin sisäisiin tarkoituksiin ja sisältö pysyy suojattuna eikä sisällä käyttäjän henkilötietoja.

Kohdennettu markkinointi ja viestintä

QAdental voi käyttää käyttäjän tietoja, kuten koulutushistoriaa ja kiinnostuksen kohteita, palvelun sisäiseen kohdentamiseen. Tavoitteena on parantaa käyttäjäkokemusta tarjoamalla yksilöllisesti räätälöityä sisältöä, kuten:

• Koulutussuosituksia
• Ilmoituksia uusista sisällöistä tai konsultaatioista
• Tietoa käyttäjän ammatilliseen profiiliin tai kiinnostuksen kohteisiin liittyvistä tapahtumista, palveluista tai mainostajan tarjouksista

QAdental voi lähettää näitä tietoja sisältäviä ilmoituksia sähköpostitse ja/tai tekstiviestillä (notifikaatiot, uutiskirjeet). Käyttäjä voi hallita näitä asetuksia palvelun asetuksista ja myös estää viestien vastaanottamisen kokonaan.

 

10. TIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei anneta sivullisille ilman käyttäjän erillistä suostumusta.

Potilaasta otetut hammas- tai röntgenkuvat tai videot ovat kaikkien palvelun käyttäjien nähtävillä, ellei potilaskuvaa ole erikseen asetettu yksityiseksi. Potilaskuvia ei kuitenkaan luovuteta sivullisille.

Käyttäjän nimi, kysymykset, kommentit ja esitetyt vastaukset sekä niihin liitetyt valokuvat ovat näkyvillä kaikille muille palvelun käyttäjille ympäri maailmaa.

Käyttäjä voi kirjoittaa viestejä anonyymisti, jolloin käyttäjän nimi ei näy muille käyttäjille.

Rekisteri voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle yrityskaupan tai muun yritysjärjestelyn yhteydessä.

 

11. TIETOJEN SIIRTO KOLMANSIIN MAIHIN

Kaikki tiedot säilytetään ja tietojen käsittely tapahtuu QAdentalin hallitsemilla palvelimilla EU/ETA-alueen sisällä.

 

12. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietosi säilytetään niin kauan kuin käyttäjätilisi on olemassa. Voit poistaa tilisi itse, mutta osa tiedoista voidaan säilyttää organisaatioraportointia tai laskutusta varten enintään 12 kuukauden ajan, mikäli voimassa oleva peruste sitä edellyttää.  

Käyttäjätilit, joihin ei ole koskaan kirjauduttu sisään, poistetaan kaikkine sisältöineen 12 kuukauden välein. 

Käyttäjätilit, joihin ei olla kirjauduttu sisään 5 vuoteen, poistetaan. 

Mahdolliset palveluun tekemäsi sisällöt (esimerkiksi konsultaatiot, konsultaatiovastaukset, kommentit, koulutussisällöt) jäävät palveluun anonyymeinä lähtökohtaisesti pysyvästi. Potilaskuvat säilytetään palvelussa lähtökohtaisesti pysyvästi, kun ne on lisätty konsultaatiota tai koulutuskäyttöä varten, ja olet antanut siihen nimenomaisen suostumuksen. Kuvia ei yhdistetä tunnistetietoihin. Vastaat siitä, että suostumus on dokumentoitu potilaskertomukseen QAdentalin käyttöehtojen mukaisesti.

Varmuuskopiot säilytetään 12 kuukauden ajan.

 

13. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Olemme sitoutuneita ottamaan vastaan tietojasi koskevat pyynnöt ja toteuttamaan ne silloin, kun ne ovat oikeutettuja. Käyttäjärekisterin tietoihin voit käyttää alla mainittuja oikeuksia.

 

Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille.

Pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Sinulla on myös oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet tai muuten puutteelliset henkilötiedot.

Oikeus poistaa tiedot

Sinulla on oikeus peruuttaa tietojen käsittelyn suostumus ja tämän jälkeen esittää meille kirjallinen pyyntö sinua koskevien tietojen poistosta rekisteristä, siltä osin kuin tietoja ei käsitellä lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi.

Oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vaatia meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa odotat vastaustamme tietojesi oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä profilointiin liittyvissä tarkoituksissa, kuten koulutussisältöjen suosittelussa tai kohdennetussa viestinnässä. Vastustusoikeutta voi käyttää ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään. Arvioimme vastustamisen vaikutukset palvelun tarjoamiseen ja teemme tarvittavat toimenpiteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä kuitenkin edellyttää, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille.

Miten voin toteuttaa oikeuteni?

Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti tai sähköisin menetelmin – yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka yhteystiedot löytyvät alla.

 

14. TOIMIVALTAINEN TIETOSUOJAVIRANOMAINEN

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Kirjaamo: 029 566 6768

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi